Archivo XML: qué es y cómo funciona en la factura electrónica

El archivo XML (eXtensible Markup Language) es uno de los componentes clave en la facturación electrónica, especialmente en el contexto de la normatividad fiscal mexicana. Este formato de archivo es fundamental para el intercambio de información entre sistemas y plataformas, garantizando que las transacciones se realicen de manera segura y cumpliendo con las disposiciones fiscales del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Hoy en el blog de Facturador.com te contaremos qué es el XML, cómo funciona en las facturas electrónicas, sus características y ventajas, y cómo descargarlo desde el portal oficial del SAT.

¿Qué es el XML de una factura?

Características del lenguaje XML

El lenguaje XML es un estándar abierto que permite representar y almacenar datos de forma estructurada y jerárquica, de modo que tanto los seres humanos como las máquinas puedan comprenderlo. Entre sus características principales destacan:

• Extensible. Su nombre lo dice, XML está diseñado para ser flexible y permitir a los usuarios definir sus propias etiquetas (tags) para estructurar la información de la manera que mejor se adapte a sus necesidades. Esto lo diferencia de lenguajes como HTML, que tienen un conjunto fijo de etiquetas.
• Autodescriptivo. Gracias a la posibilidad de definir etiquetas personalizadas, la estructura de un documento XML puede describir el significado de los datos que contiene.
• Estructurado. Los archivos XML tienen una estructura jerárquica bien definida en la que los elementos se anidan unos dentro de otros, formando un árbol lógico. Esta estructura facilita el procesamiento y la manipulación de los datos.
• Basado en texto. Los documentos XML son archivos de texto plano, lo que los hace fáciles de crear y transportar entre diferentes sistemas y plataformas.
• Independiente de la plataforma. Al ser basado en texto y seguir estándares abiertos, XML es independiente del sistema operativo, la aplicación o el lenguaje de programación que lo utilice. Esto promueve la interoperabilidad.
• Soporte para Unicode. El formato XML soporta el estándar Unicode, lo que permite representar caracteres de prácticamente cualquier idioma del mundo.
• Validable. Los documentos XML pueden ser validados contra esquemas como DTD, XML Schema o XSD para asegurar que cumplen con una estructura y reglas específicas. Esto garantiza que los datos cumplan con la estructura y los requisitos establecidos por el SAT.
• Utilizado para el intercambio de datos. Debido a su estructura, extensibilidad e independencia de plataforma, XML se ha convertido en un estándar para el intercambio de datos entre diferentes sistemas y aplicaciones.

¿Para qué sirve el XML en las facturas?

El formato XML en las facturas electrónicas tiene múltiples funciones esenciales para el proceso de facturación y validación de transacciones comerciales. Algunas de sus principales utilidades incluyen:

• Autenticación. Asegura que la factura sea válida y esté registrada ante el SAT.
• Intercambio de información. Permite que los sistemas fiscales y las plataformas informáticas de las empresas intercambien información de manera segura y automatizada.
• Cumplimiento fiscal. Asegura que las facturas cumplan con los requisitos fiscales establecidos por la legislación mexicana.
• Auditoría y control. Facilita el control y la auditoría de los documentos fiscales para las empresas y el SAT.

¿Cómo descargar el XML de una factura en el SAT?

El proceso para descargar el XML de una factura desde el portal del SAT es sencillo y consta de los siguientes pasos:

1. Accede al portal del SAT.
2. Ingresa con tu RFC y Contraseña o e.firma.
3. Ve a la sección “Factura Electrónica”.
4. Selecciona la opción “Consultar CFDI” y utiliza los filtros disponibles (como fecha o folio fiscal) para buscar la factura correspondiente.
5. Una vez localizada la factura, podrás ver los detalles y hacer clic en el enlace para descargar el archivo XML.

Ventajas del XML

El uso del archivo XML en la factura electrónica ofrece diversas ventajas tanto para los contribuyentes como para el SAT:

• Reducción de costos. Al eliminar el uso de papelería se optimizan los recursos y se reducen los costos operativos.
• Mayor seguridad. El archivo XML está firmado electrónicamente y puede ser encriptado, lo que asegura la autenticidad y confidencialidad de la información.
• Facilidad en la validación y verificación. Permite la validación automática de las facturas en el sistema del SAT, lo que agiliza los procesos y evita errores.
• Mejor control y auditoría. Facilita el acceso a la información fiscal de manera organizada, lo que mejora la gestión y la auditoría de los datos.
• Prevención de fraudes. El formato XML ha ayudado al SAT a implementar mejores prácticas de recaudación, evitar el fraude fiscal y las facturas apócrifas.

Cómo funciona el archivo XML en la factura electrónica

El archivo XML juega un papel central en la generación y validación de las facturas electrónicas. Su funcionamiento es el siguiente:

• Generación. Cuando una empresa emite una factura electrónica, los datos se estructuran en un archivo XML que sigue el formato específico establecido por el SAT.
• Validación. Este archivo es enviado al SAT para su validación, donde su sistema verifica que los datos sean correctos y cumplan con las normativas fiscales. Si todo es correcto, el SAT emite un sello digital y un UUID (Identificador Único de la Transacción).
• Intercambio de información. Una vez validado y sellado por el SAT, el archivo XML se puede compartir entre las partes involucradas (emisores, receptores, contadores) para su uso en registros contables y fiscales.
• Archivado. El archivo XML debe ser almacenado por el emisor de la factura durante un plazo de al menos cinco años, según la legislación fiscal vigente.

Este proceso asegura la legalidad, confiabilidad y transparencia de las transacciones comerciales realizadas a través de la factura electrónica en México.

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