¿Cómo hacer la facturación de viáticos y gastos deducibles en tu empresa?

La gestión de viáticos y gastos deducibles es un aspecto muy importante para cualquier empresa, ya que impacta directamente en la salud financiera y el cumplimiento fiscal. Saber cómo facturarlos correctamente no solo te permite optimizar tus recursos, sino evitar dolores de cabeza con el SAT.

Hoy en el blog de Facturador.com te contaremos todo lo que debes saber sobre la facturación de viáticos. ¡Prepárate para simplificar tus procesos y asegurar el bienestar fiscal de tu negocio!

¿Qué gastos se consideran viáticos?

Los viáticos son los gastos que realiza un trabajador o representante de una empresa durante un viaje o actividad fuera de su lugar habitual de trabajo. Generalmente incluyen transporte, alimentación, hospedaje y otros gastos necesarios para cumplir con la labor encomendada. Por ejemplo:

• Transporte: boletos de avión, tren, autobús, taxi, renta de vehículos, gasolina, peajes y servicios de transporte por aplicación (como Uber o Didi).
• Hospedaje: hoteles o alojamientos relacionados con el viaje.
• Alimentación: comidas y bebidas consumidas durante el viaje.
• Gastos menores: estacionamientos, propinas, llamadas telefónicas relacionadas con el trabajo.

Es importante que estos gastos estén relacionados con la actividad laboral para que sean deducibles fiscalmente. Además, cada gasto debe ampararse con una factura electrónica para que pueda ser deducible.

Paso a paso para la facturación de viáticos

Para garantizar que los viáticos sean deducibles, sigue estos pasos:

Política de viáticos

Recopila los comprobantes fiscales (CFDI)

Ante cada gasto por viático, se debe solicitar la factura electrónica. Asegúrate de recibirlas y revisar que cumplan con los requisitos fiscales como: RFC del receptor (la empresa), método de pago (tarjeta de crédito, débito o transferencia de una cuenta empresarial), uso de CFDI, entre otros.

Clasificación de los gastos

Emite la factura por viáticos

Si la empresa los cobra a un cliente los gastos por viáticos, la factura debe reflejar el monto y conceptos exactos de los gastos realizados. En caso de que el empleado pague los gastos con su dinero y la empresa le reembolse los viáticos, se debe emitir un CFDI de egresos para documentar el reembolso.

Revisión y validación interna

Estrategias para mejorar la facturación de viáticos

Optimizar la facturación de viáticos es posible con las siguientes estrategias:

• Revisa periódicamente la documentación para detectar inconsistencias o gastos no deducibles antes de su registro definitivo.
• Define políticas claras de viáticos. Establece límites, conceptos permitidos y procesos para la solicitud y comprobación.
• Opta por sistemas de facturación electrónica que garanticen cumplimiento y agilidad, como Facturador.com.

Importancia de la facturación de viáticos

La correcta facturación de viáticos no solo garantiza la deducibilidad fiscal y evita problemas con el SAT, también facilita el control administrativo y contable de los gastos de la empresa. Llevar un registro ordenado permite:

• Evitar multas y sanciones por incumplimientos fiscales.
• Tener claridad sobre los gastos operativos relacionados con viajes.
• Mejorar la transparencia y la rendición de cuentas internas.
• Optimizar la gestión financiera y la toma de decisiones.

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